Секретарь помогает руководителю скоординировать работу большого трудового коллектива, отвечает за внешние коммуникации, зачастую даже создает определенный эмоционально-психологический климат на предприятии.
Ключевая единица любой крупной организации за последний десяток лет прошла сложный путь от стереотипного образа Верочки из «Служебного романа» до стратегической позиции персонального ассистента.
Своими профессиональными секретами с журналистом «Гомельскай праўды» поделились помощники руководителей крупных мозырских предприятий и вуза. Они рассказали, как не утонуть в бумажном море бесконечных документов, какое качество важнее всего проявлять в общении с людьми и что помогает снимать стресс после напряженного трудового дня.
С телефоном на девять номеров
Секретарь приемной руководителя ОАО «Мозырский НПЗ» Татьяна Суслова называет свою работу не только технической и ответственной, но и творческой. Прежде всего потому, что во время трудовых будней могут возникать неожиданные ситуации, требующие быстрого реагирования и нестандартных решений – самое время проявить инициативу и креативность.
Татьяна Суслова считает свою работу творческой
На завод мозырянка пришла в 1996 году, сразу зарекомендовав себя человеком искренним, трудолюбивым и добросовестным. Неудивительно, что ей предложили особенную должность. Вот уже шесть лет она работает секретарем сразу трех руководителей: генерального директора завода, заместителя директора по экономике и главного инженера.
– Порой мне одновременно дают сразу несколько заданий. В потоке поручений нужно уметь выделить приоритетные и решать их по мере срочности. Иногда своевременность – наиважнейший момент, так как руководитель может быть в командировке и от моего реагирования на ту или иную ситуацию многое зависит. Необходимо проверить наличие виз, подписей в документах. Это очень ответственно. Поэтому всегда стараюсь всё записывать в ежедневник. Считаю, что даже самый тупой карандаш надежнее человеческой памяти, – рассказывает о профессиональных буднях Татьяна Суслова.
По ее мнению, важное качество в работе секретаря – терпение. Именно оно позволяет гибко реагировать на непредвиденные ситуации, спокойно общаться с разными людьми, эффективно выстраивать и планировать работу в течение дня.
На стационарном телефоне секретаря нефтеперерабатывающего завода девять номеров, на которые беспрерывно поступают звонки. Одних нужно перенаправить к определенному специалисту, других – выслушать, успокоить, дать необходимые разъяснения.
– На комментарии стараюсь реагировать по-доброму, иногда с юмором – вежливость наше всё! В любых обстоятельствах нужно слышать человека, стараться понять, чего он хочет. К слову, секретарю в первый год работы также очень важно узнать своего руководителя: его характер, требования, темперамент. Научившись читать человека, потом будет проще работать. Также секретарю необходимо уметь правильно вести документацию, владеть компьютерными программами, понимать специфику предприятия, стремиться идти в ногу со временем, постоянно повышая свою профессиональную квалификацию, – обращает внимание на нюансы секретарь приемной руководителя.
Татьяна Суслова убеждена, что любимая работа подзаряжает человека позитивом, наполняет радостью и интересом. Но все-таки в конце трудового дня каждый может почувствовать эмоциональную и физическую усталость. Снять ее заводчанке помогает вязание: она с удовольствием мастерит необычные куклы. Весной и летом Татьяна проводит время на даче. А утром, после спокойных выходных, вновь возвращается в приемную – место, где особенно ощущается стремительность времени.
В насыщенных буднях университета
О секретарской должности Татьяна Лузан никогда не мечтала. Всегда хотела быть учителем, потому и поступила в педагогический вуз. Но, как известно, случайностей в жизни хватает, и порой они целиком и полностью меняют уверенно принятый когда-то жизненный курс. Впрочем, о своем решении попробовать себя в роли секретаря ректора Мозырского педуниверситета имени И. П. Шамякина никогда не жалела. Темп и наполнение рабочих будней вот уже более 10 лет ей по душе. Всегда исключительно вежливая, спокойная, уверенная Татьяна Лузан запросто может «погасить» любой конфликт, оперативно переадресовывает нужным контактам стопку новых документов, ориентирует руководителя в бесконечной рутине напряженных университетских будней, отвечает на десятки разноплановых телефонных звонков. Одним словом – профессионал!
Татьяна Лузан постоянно совершенствуется профессионально
– Стараюсь никогда не отвечать грубостью на грубость. Порой наши посетители уверены, что помочь решить их вопрос может только ректор. Хотя часто это под силу другим компетентным сотрудникам. Моя задача – правильно организовать работу приемной. Там не должно быть столпотворения, вместе с тем человек должен выйти от нас с чувством удовлетворения и уверенности в том, что проблема обязательно решится. Мне нравится быть в центре важного университетского механизма, общаться с людьми. Уверена, что благополучие того или иного учреждения зависит от работы каждого в отдельности. Поэтому никогда не смотрела на других с позиции «а вот он должен работать так-то и так-то». Всегда начинаю с себя: пунктуальность, собранность, ответственность. Ведь мы учимся друг у друга, – рассказывает Татьяна Лузан.
В своем руководителе она больше всего ценит хорошее чувство юмора и ответственное отношение к любому делу. Университет растет, развивается. Новые задачи, виды работ, безусловно, требуют постоянного углубления профессиональных знаний. Татьяна с удовольствием ездит на учебу, гибко реагирует на изменения в компьютерном обеспечении, документальной базе. Примечательно, что возвращаясь с учебы, мозырянка каждый раз обращает внимание на то, как красив город над Припятью.
– Из окна нашей приемной такой вид открывается, что порой не верится в его реальность: невероятные закаты, в листьях многочисленных деревьев теряются солнечные лучи, грозовые тучи, а теперь еще и новый мост впечатляет. Любуясь природой, отдыхаю. Много времени провожу на даче, которая также находится в красивейшем месте, с удовольствием хожу за грибами. После такой подзарядки и работа в радость, – резюмирует собеседница.
В атмосфере доброжелательности
Наталья Гурина пришла на государственное предприятие «Мозырские молочные продукты» в 2019 году. Признается, что выбирала не работу, а, скорее, коллектив. Для нее важно находиться среди открытых, позитивных людей. Доброе общение заводчанка называет главным плюсом своей профессии.
Наталья Гурина выбирала не работу, а коллектив
– Конечно, любое промышленное предприятие – территория постоянных стрессов, высокой ответственности, напряженного труда. Не всё всегда легко и просто. Несмотря на это, я убеждена, что нерешаемых проблем не существует. Для секретаря важно уметь правильно доводить информацию, оперативно реагировать на форс-мажоры, позитивно относиться к своим обязанностям и чаще улыбаться. Лучшим примером руководителя можно смело назвать нашего директора. С ней легко и приятно работать, – делится Наталья Гурина.
Секретарь рассказывает, что, вопреки сложившимся стереотипам о профессии помощника руководителя, ее утро начинается не с кофе. Самые продуктивные утренние минуты уходят на разбор почты, регистрацию документов, планирование дня.
К коллегам заводчанка относится с большим уважением. Подчеркивает, что ее любую ошибку можно удалить нажатием определенной кнопки компьютера, а вот недочеты в работе представителей агропромышленного комплекса исправить очень сложно. Поэтому работа в этой сфере особенно напряженная и ответственная.
– Я горжусь коллективом нашего завода. Это люди, которые преданы своей профессии. Уверена, что предприятие будет и дальше работать успешно, – подчеркивает Наталья Гурина.
А самым главным в жизни мозырянка называет своих детей. С ними она проводит всё свободное время. С позитивом идет на работу, а вечером с радостью спешит домой. Уверенно отмечает: она – счастливый человек. Ее обаятельная улыбка и позитивный настрой это подтверждают.
